InDesignのデータ結合機能で250個のスペック表記を10秒で終わらせた話

February 18, 2019

スペック表記とかでよくあると思うんですが、品名と品番とかサイズとかカラーとかそういうのを記載したスペックみたいなやつ。これを250個くらい作らなきゃならなくなりました。手打ちするのも昔のデザイン事務所時代の気合を今一度…として燃えるものがあったんですが、さすがに数が多いしミスが出る場面だと思うので、どうにか機械がやれないかなーと思ってたらありました。今回はそのお話です。特にメーカーさんとかでこういうの作る人は読んで欲しい。覚えれば300とか500とか1000とかスペック詳細があっても一瞬で終わります。

 

【前提】

・元データにエクセルのデータがあるもののみです。

・Adobe製品のCC使用しました。

 

(注意)

エクセルデータの作り方ですが、セルの一番上を項目にして各データは下に流していく、いわゆる「縦書き

」でデータを作る必要があります。また、Indesignでも「エクセルでデータ作る→別名保存(フォーマット:CSV(コンマ区切り)(.csv))→テキストエディットで一旦開いて保存」をしないと読み込めないです。

 

 

まずはIllustrator

最初に一番使い慣れてるIllustratorで考えます。ネットでそれらしきものを検索するとありました。すぐに出てきます。名称は「データ結合」というらしく知らぬ間に専用のウインドウとかできてるし…。最近のIllustratorの進化を追ってない僕には初めての機能です。(笑)ここにエクセルの別名保存(拡張子:コンマ区切りの.csv)を読み込めばいいだけらしいです。

 エクセルの保存画面

 

 

「なんだ、簡単だな」と思ってIllustratorで「ウインドウ→変数→読み込み」から早速読み込んでみると…

 なんでやねん。

 

読み込めませんでした。ここでもう一回調べてみるとどうやらMacではそのままでは読み込めないので、一旦Macにデフォルトで入っている「テキストエディット(メモ帳的なやつ)」で開いて保存し直すといける様子。多分文字コードがよろしくないんでしょうね。ということで、早速保存し直して再度Illustratorでトライです。

 なんでやねん。

イライラしてきました。この後も調べましたが結局最後まで読み込むことができませんでした。

 

 

 

泣く泣くIndesign

ダメだったので、次の方策を考えます。Illustratorでできるということは他のAdobe製品でもできるはずと考えて調べるとやっぱりできるようです。PhotoshopとIndesign、どちらでもできるようですが、ここはひとつ文字に強いであろうIndesignを選択。ここ最近は全く使ってなかったので使い方を忘れています…。

それでもなんとか使ってみるとお目当てのデータ結合は上部にあるメニューから「ウィンドウ」→「ユーティリティ」→「データ結合」でIllustratorの時と似たようなウインドウが出てきました。

 

このウインドウの右上にあるハンバーガーメニューから「データソースを選択→CSVデータを選ぶ」となんと普通に読み込めます。

 

 

「同じAdobeでIllustratorはダメでIndesignは読み込める。はてこれいかに?」超謎です。Adobeって社内は縦割り組織で情報の風通しが悪いのかな?とかどうでもいいことを考えながら、「まぁ読み込めるならいいか」と流します。

 

あとは簡単。CSVのデータを該当箇所に割り当てていけばOKです。該当箇所(品名なら品名を変更する場所)を文字ツールで選択してデータ結合の読み込み項目から変更するデータを選択します。

 

文字ツールで選択して

 

データ結合の該当項目をクリックします

 

このように全ての項目を割り当ててからデータ結合ウインドウの右上ハンバーガーメニュー「結合ドキュメントを作成…」。あとは「レコード」の項目を「複数レコード」にしてOKを押せば完成!

 

 

 

さすが21世紀。データが1000個とかあってもすぐできます。今まで知らなかったので感動しました。メーカーだとこういう作業を人力でやることもまだまだ多いと思いますが、これからは一瞬でできます。僕も使ってみて「かなりすごい!」と思ったので、こういう入力処理系のお仕事をされる方はぜひ使って欲しいです。本当に一瞬で終わります。

 

 

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